Vedtægter for Drejø Sogns LokalArkiv
- 1. Foreningens navn er Drejø Sogns LokalArkiv (DSLA). Arkivets hjemsted er Drejø, Svendborg Kommune, og dets arbejdssted er Drejø Sogn med øerne: Drejø, Skarø, Hjortø og Birkholm.
- 2. Foreningens formål er:
– at indsamle, registrere og bevarer arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data med tilknytning til Drejø Sogn, dets beboere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid.
– at stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter gældende regler for tilgængeligheden, og gennem udadvendt virksomhed til at fremme kendskabet til og styrke interessen for Drejø Sogns historie.
- 3. Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, og dets forbliven som sådan garanteres.
- 4. DSLA er medlem af SLA-Fyn og Sammenslutningen af Lokalarkiver SLA, samt sammenslutningen af sydfynske arkiver SCHACK. DSLA deltager i lokale, amtslige og landsdækkende fællesregistreringer, der er arrangeret eller godkendt af SLA eller SLA-Fyn. I øvrigt samarbejder DSLA med andre arkiver og beslægtede, og kan bestemme sin egen arbejdsplan herefter.
- 5. DSLA forestås af en styrelse på 3 medlemmer, hvoraf mindst 2 med bopæl på Drejø, udpeget af generalforsamlingen. Styrelsesmedlemmer vælges for 2 år ad gangen, således at der efter tur afgår 2 i lige år og 1 i ulige år. Desuden vælges hvert år en suppleant, som kan deltage i styrelsesmøder uden stemmeret. General-forsamlingen er DSLA`s højeste myndighed efter gældende regler fra SLA, og afholdes hvert år normalt inden 1. april. Generalforsamlingen indkaldes med 14 dages varsel ved annoncering i Drejø Posten samt opslag i Kassen. Forslag til behandling på generalforsamlingen skal være styrelsen i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen. Styrelsen konstituerer sig med formand, næstformand og kasserer. Styrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
Arkivlederen fungerer som styrelsens sekretær. Formand og kasserer tegner foreningen. Ved optagelse af lån eller større økonomiske dispositioner kræves underskrift af samtlige styrelsesmedlemmer.
Foreningen hæfter i forhold til tredjemand alene med sin formue. Foreningens medlemmer hæfter ikke for foreningens gæld. Enhver, som er interesseret, kan optages som medlem af foreningen DSLA, mod betaling af det årlige kontingent, der fastsættes på generalforsamlingen.
- 6. Styrelsen ansætter/afskediger en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets drift, samlingens tilstand og dens benyttelse i henhold til SLA`s standartinstruks for arkivledere. Styrelsen ansætter/afskediger det øvrige personale i samråd med arkivlederen.
- 7. Styrelsen påser og har ansvar for, at arkivets samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt registreret, og at de er offentligt tilgængelige med fast åbningstid, dog således at SLA`s tilgængelighedsregler respekteres.
- 8. Styrelsen er ansvarlig for udarbejdelse af en arbejdsplan og et budget og overholdelsen heraf.
- 9. Drejø Sogns LokalArkiv etableres og drives for midler tilvejebragt gennem tilskud fra det offentlige, institutioner, virksomheder, foreninger, kontingentbetaling og private.
- 10. Regnskabsåret følger kalenderåret. DSLA`s regnskab revideres af 1 revisor valgt af generalforsamlingen for 1 år således, at der hvert år vælges ny eller genvælges en revisor.
- 11. Pengemidler, som arkivet råder over, skal indestå på en for arkivet oprettet konto i et pengeinstitut.
- 12. Arkivets årsberetning og det reviderede regnskab fremlægges på DSLA`s generalforsamling.
- 13. Skulle Drejø Sogns LokalArkiv ophører sit virke, skal arkivalierne anbringes efter nærmere aftale med kommunalbestyrelsen og SLA-Fyn, så de forbliver i offentligt eje og den offentlige tilgængelighed er garanteret.
Eventuel formue overføres til andet lokalhistorisk arbejde efter styrelsens beslutning. Hvis der genetableres et SLA-godkendt arkiv på Drejø, skal arkivalierne tilbageføres.
- 14. Disse vedtægter træder i kraft umiddelbart efter vedtagelsen. Medlemskab af SLA kan først opnås, når disse vedtægter efter indstilling af SLA-Fyn er godkendt af SLA, idet en sådan godkendelse er en forudsætning for medlemskab af disse overordnede sammenslutninger.
- 15. Disse vedtægter kan ændres på forslag fra Generalforsamlingen og besluttes med almindeligt stemmeflertal, når mindst ½ af foreningens medlemmer er til stede, eller når mindst 2/3 af de fremmødte stemmer herfor. Ændring i vedtægter godkendes herefter som anført i § 14.
- 16. Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed indkaldt ekstraordinær generalforsamling, og kan besluttes med alm. stemmeflertal, når mindst ½ af foreningens medlemmer er til stede, eller når mindst 2/3 af de fremmødte stemmer for opløsning.
Er generalforsamlingen ikke beslutningsdygtig, indkaldes til ny generalforsamling, hvor beslutningen kan træffes med ovennævnte stemmeflertal uanset antal medlemmer, som er til stede.
Således vedtaget på Drejø Lokalhistoriske forenings årsmøde til ikrafttræden den 2. marts 2000, og revideret på Drejø Lokalhistoriske forenings årsmøde den 12. februar 2001, samt på Drejø Sogns LokalArkivs generalforsamling den 28. febr.2002.
Revidering af §10 vedtaget på Drejø Sogns Lokalarkivs generalforsamling den 15. maj 2021.